В этом материале мы рассмотрим классификацию отчетов и обоснуем важность их автоматизации. Также мы продемонстрируем, как настраивать автоматизированное управление отчетностью в Google Analytics и как получать оперативные уведомления критических изменениях в KPI.
Содержание:
- Почему работа с отчетами должна быть автоматизированной
- Классификация отчетов
- Оптимизация работы с Google Analytics
- Направление отчетов по электронной почте
- Автоматические оповещения на электронную почту
Почему работа с отчетами должна быть автоматизированной
Отчеты по ключевым показателям ценятся в силу своей оперативности. Чем больше времени прошло между получением данных и принятым на их основе решением, тем ниже ценность этого решения. Реагировать на вызовы следует безотлагательно.
С целью оптимизации обработки данных необходимо перевести отчетность в автоматизированный режим и настроить отправление оповещений на электронную почту. Это поможет вам своевременно обновлять отчетную информацию и следить за значимыми изменениями в показателях.
Всего несколько минут понадобится вам, чтобы настроить уведомления и высвободить время для других дел. Google Analytics или прочие системы больше не будут отнимать у вас по полдня. Кроме того, вам не придется перегружать свою память крупными объемами данных.
Классификация отчетов
Эта разновидность документов делится на регулярную, нерегулярную и динамическую.
Нерегулярные
В такие отчеты заглядывают, чтобы:
- найти ответ на неожиданно появившийся вопрос;
- установить неочевидную взаимозависимость на базе уже готовых данных;
- провести многостороннее исследование и выявить причину проблемы.
Регулярные
Создаются по стандартизованной форме. Их мониторят каждый день, неделю или месяц. Именно эту монотонную работу следует автоматизировать в первую очередь.
Динамические
Отражают критические изменения ключевых показателей. Мониторить их постоянно не нужно.
Оптимизация работы Google Analytics
К преимуществам данной системы относятся:
- ее распространенность, легкость внедрения и комфорт использования;
- многие отчеты доступны по умолчанию. Как только счетчик будет установлен на сайте, вам автоматически начнут приходить отчеты базового типа;
- отчеты можно кастомизировать, добавляя и меняя метрики;
- есть широкая линейка опций для углубленного анализа, визуализации и дополнительного сбора информации.
Пользователи с минимальным опытом оценят, что в системе есть опция регулярной отправки стандартизированных отчетов на электронную почту.
Направление отчетов по электронной почте
Зайдите в отчет и в правом углу сверху кликните на “Открыть доступ”.
Откроется окно, где надо будет ввести данные:
- внесите список адресов электронной почты для направления отчетов;
- задайте тему сообщения;
- укажите формат составления отчета (PDF / Excel / CSV);
- выберите периодичность отправления отчетности;
- выставите период, на протяжении которого рассылка остается действительной;
- введите непосредственно текст сообщения;
- кликните “Отправить”.
Результаты этих действий будут зафиксированы во вкладке “Плановая рассылка” в настройках представления.
Тут можно подкорректировать настройки созданной рассылки и период ее действия, а также удалить.
На мейл также можно отправлять кастомные сводки и отчеты. Кликните “Эл. Почта” в верхнем углу слева в интересующем вас дашборде и введите всю необходимую информацию. Правда, дашборды, существуют только в виде PDF-файлов.
Автоматические оповещения на электронную почту
Эти оповещения поставят вас в известность о критических KPI-изменениях. Кликните “Специальные оповещения” на панели администратора в настройках представления. Затем кликните “+Новое оповещение”.
Условия отправления сообщений и период для сопоставления показателей выставите в открывшемся окне. Кликните “сохранить оповещение”.
Теперь вам на почту будут поступать уведомления, которые помогут вам оперативно среагировать на ситуацию.
400 максимум — таково предельно допустимое количество отправляемых отчетов в пределах одного представления и предназначенных для одного пользователя.